Formularios inteligentes de leads en n8n
ICP → Agente IA URL Apollo → Apify → brief IA → Sheets + CRM opcional (Europe/Madrid).
Formulario inteligente n8n con agentes IA (URL Apollo + brief), Apify, Sheets y CRM. Leads bajo RGPD Europe/Madrid.
Descarga el workflow
JSON listo para importar en n8n (Import from File). Sustituye solo REEMPLAZA_* y credenciales.
Qué problema resuelve el formulario inteligente frente a exportar Apollo a mano
Cambiar el ICP sin reabrir Apollo, aplicar filtros y exportar créditos caros cada vez. Un formulario inteligente concentra puesto, industria, empleados y ciudad; n8n arma la URL de búsqueda Apollo, extrae vía actor Apify (o simula en demo) y deja la lista limpia en Sheets Leads_Formulario.
El flujo no envía SMTP ni cualifica Leads. Solo genera una cola de leads explotable. La guía educativa está en /generacion-leads-formularios-inteligentes-automatizacion. Este recurso es la mitad de implementación con timezone Europe/Madrid.
Úsalo cuando el equipo pide «dame founders de agencias en Madrid» y no quieres que cada comercial monte la búsqueda a ojo. Tras la lista, pasa por /recursos/verificar-emails-b2b-n8n y solo entonces por outbound (/recursos/cold-email-escala-n8n).
Qué necesitas antes de importar el JSON
Una instancia de n8n (local para probar, Cloud o VPS UE) y una política escrita: qué ICP aceptas, tope de totalRecords por lote y base jurídica del enriquecimiento (interés legítimo B2B documentado). Sin ese marco, Config solo repite strings sueltos.
En demoMode no hace falta token Apify ni OpenAI. En producción: Credentials OpenAI (Agente URL + Agente brief), actor ID + token plan API Apify, Google Sheets OAuth con pestaña Leads_Formulario, Incoming Webhook Slack y, si quieres, token HubSpot o Pipedrive.
Decide batchLabel, demoMode, totalRecords, enableCompanyBrief, enableCrmUpsert, apifyActorId, apifyToken, sheetsId, slackWebhookUrl, crmProvider y timezone antes de Active. El JSON llega con REEMPLAZA_* y tres contactos demo (*-example.es / *-example.com) a propósito.
Cómo está construido el workflow (mapa del lienzo)
El lienzo abre con sticky INSTRUCCIONES y Manual Trigger. Config Form Leads concentra batch, flags demo/brief/CRM, Apify, Sheets, Slack y tokens CRM. Timezone Europe/Madrid; llega inactive.
Payload demo ICP → IF demoMode (URL): true = URL Apollo demo; false = Prompt + Agente IA URL Apollo + Modelo OpenAI → Parse URL. Merge → IF URL válida (si falla → Slack error, sin Apify).
IF demoMode (Apify): true = 3 leads demo; false = HTTP Apify run-sync-get-dataset-items → Aplanar. Mapear campos → IF email → IF enableCompanyBrief (Agente IA companyBrief o passthrough) → Append Sheets nativo → IF CRM upsert → Slack.
Agente IA URL Apollo, validación y Apify real
Con demoMode=true el nodo URL Apollo (demo sin IA) construye una URL de ejemplo con qKeywords. Sirve para validar el resto del lienzo sin gastar tokens.
Con demoMode=false el Agente IA URL Apollo (langchain + gpt-4o-mini) debe devolver solo una URL https://app.apollo.io/#/people…. Parse extrae la primera URL y marca urlValid; si el host no es Apollo, no se llama a Apify y Slack avisa.
Apify producción: POST a apifyRunUrl con body { searchUrl, totalRecords } y Authorization Bearer. Sin plan de pago API la llamada falla aunque el actor se pueda usar a mano. Aplanar dataset unifica firstName/email/organizationName antes del map.
Payload demo: Ana, Bruno y Carla
Ana Lopez (CEO, NorTech SL, Madrid) y Bruno Sanz (Founder, OrbitSoft B2B, Madrid) cubren el ICP de agencia/tech en España. Carla Ruiz (Co-Founder, PlainData, Barcelona) muestra que el lote puede mezclar ciudades si el formulario lo pide.
Emails demo: ana.lopez@nortech-example.es, bruno.sanz@orbitsoft-example.es, carla.ruiz@plaindata-example.com. No los mezcles con leads reales en la misma ejecución.
Ejecuta Manual Trigger con demoMode=true primero (sin Credentials OpenAI/Apify). Revisa batchLabel, apolloSearchUrl, source=apollo_apify_demo. Con enableCompanyBrief=true conecta OpenAI antes de probar el brief.
Sheets Leads_Formulario, brief IA, CRM y Slack
Crea la pestaña Leads_Formulario con columnas: fecha, batchLabel, email, firstName, lastName, title, company, linkedin, website, city, companyBrief, source, complianceFlag. Enlaza OAuth Google Sheets en el nodo Append.
Mapear campos descarta filas sin email. Si enableCompanyBrief=true, el Agente IA companyBrief escribe 2–3 frases en español sin inventar facturación. enableCrmUpsert=true dispara upsert HubSpot contacts o Pipedrive persons.
Slack resumen cita email/empresa/source del Merge brief (no depende del payload de Sheets). emailVerified lo escribe después /recursos/verificar-emails-b2b-n8n.
Importar el JSON y sustituir el formulario demo
Import: n8n → ⋯ → Import from File → assets/workflows/formularios-inteligentes-leads-n8n.json. Rellena Config, crea Credentials (OpenAI ×2 modelos, Sheets, Apify/Slack/CRM) y ejecuta Manual Trigger una vez en demo.
En producción sustituye Manual Trigger + Payload demo ICP por Form Trigger / Webhook real con el mismo shape (jobTitles, industryKeywords, employeeRanges, location). Pon demoMode=false.
No mezcles filas demo *-example.* con leads reales. Tras la lista, verifica emails antes de Instantly u otro ESP.
Producción 24/7, Make y Zapier
Un formulario que solo corre en el portátil no genera leads el viernes. Sustituye Manual Trigger por Form Trigger público (HTTPS) o Webhook detrás de tu landing. Acota totalRecords y rate limits.
VPS UE: Ubuntu, Docker Compose, n8n + Postgres, HTTPS, GENERIC_TIMEZONE=Europe/Madrid, WEBHOOK_URL y N8N_ENCRYPTION_KEY. Aplica también los límites y costes del actor Apify.
Make o Zapier: Webhook formulario → OpenAI/AI URL Apollo → HTTP Apify → Iterator → Google Sheets + Slack. Este JSON es el esqueleto n8n; no copies secretos entre plataformas.
RGPD, minimización y EU AI Act
Scraping y enriquecimiento tratan datos personales B2B. Minimiza columnas en Sheets (evita volcar employment history entero). Base jurídica habitual: interés legítimo documentado para prospección B2B, con baja clara en el envío posterior.
No pegues PII en Slack más allá del resumen de lote. Borra lotes viejos según tu política de retención.
Si un LLM genera la URL Apollo o el companyBrief sois deployers bajo el Reglamento (UE) 2024/1689 (EU AI Act) Art. 4. Detalle en /uso-responsable-de-ia-y-transparencia. Texto informativo; no sustituye asesoramiento legal.
Preguntas frecuentes
¿Este flujo envía cold email o SMTP?
No. Solo genera y ordena leads en Sheets. El envío real va después de verificar (/recursos/verificar-emails-b2b-n8n) y de la cola outbound.
¿Qué hace demoMode?
Con true usa URL Apollo de ejemplo + 3 contactos (Ana, Bruno, Carla) sin OpenAI ni Apify. Con false activa Agente IA URL Apollo + HTTP Apify run-sync (conecta Credentials OpenAI y token Apify).
¿Dónde conecto el agente IA?
En Modelo OpenAI (URL) y Modelo OpenAI (brief): Credentials → OpenAI API. Los nodos Agente IA URL Apollo y Agente IA companyBrief ya están cableados al modelo.
¿Por qué tres contactos en el payload?
Ana Lopez, Bruno Sanz y Carla Ruiz cubren CEO/Founder en Madrid/Barcelona con emails *-example.* para probar el lienzo sin CRM ni Apify reales.
¿Hace falta plan de pago Apify?
Para la demo, no. En producción sí: el endpoint run-sync-get-dataset-items exige token de plan API aunque el actor se pueda usar a mano.
¿Qué columnas debe tener Leads_Formulario?
fecha, batchLabel, email, firstName, lastName, title, company, linkedin, website, city, companyBrief, source y complianceFlag.
¿Dónde van token Apify, Sheets, OpenAI y Slack?
Nunca en el JSON descargado. Credentials dentro de n8n (OpenAI en los dos Modelos, Sheets OAuth, Bearer Apify en HTTP). Config trae REEMPLAZA_* a propósito.
¿Dónde está la guía larga?
En /generacion-leads-formularios-inteligentes-automatizacion. Esta página es la mitad de implementación (JSON + pasos).