Alertas de lead caliente
Webhook Lead a umbrales a Slack si la oportunidad se calienta.
Alertas de oportunidades calientes con n8n: stage, importe y Slack. Workflow JSON para CRM comercial en España. Logixb2b España. Para España y la UE. · Logixb2b ES.
Descarga el workflow
JSON listo para importar en n8n (Import from File). Sustituye solo REEMPLAZA_* y credenciales.
Qué resuelve esta alerta de oportunidades calientes
Una oportunidad se pone caliente y nadie se entera hasta el resumen semanal de pipeline: el prospecto sube el importe, avanza de fase o responde después de dos semanas de silencio, y ese cambio queda enterrado en el CRM entre el resto de fichas abiertas.
También incorpora dos controles que evitan que la alerta se convierta en ruido: un dedupe basado en los datos internos del propio workflow, para no notificar dos veces el mismo cambio, y un filtro de horario laboral en la zona Europe/Madrid, para no mandar avisos a las tres de la madrugada. El flujo devuelve además una respuesta JSON indicando si avisó o no y por qué, útil si quieres registrar el resultado en otra herramienta.
Está pensado para funcionar de forma independiente, sin credenciales de CRM más allá del webhook de salida que ya configures en HubSpot, Pipedrive o tu CRM: la detección y el aviso viven enteramente dentro de n8n, así que puedes probarlo y ajustarlo solo con Slack y la respuesta del webhook.
Cuándo conviene activar esta alerta
Tiene sentido en cuanto el volumen de Leads abiertos hace inviable que un comercial, o su responsable, revise el pipeline entero varias veces al día buscando cambios relevantes.
Es especialmente útil para detectar oportunidades que llevaban tiempo estancadas y de pronto vuelven a moverse, ese tipo de señal suele perderse fácilmente porque nadie revisa activamente los Leads parados, solo los que ya están en movimiento visible.
No lo actives tal cual si tu criterio de 'caliente' depende de señales que no viven en el CRM, como el tono de una llamada o una reunión reciente.
Importar el flujo y publicar el webhook
Descarga el archivo e impórtalo en n8n desde ⋯ a Import from File.
Copia la URL de producción del nodo Webhook Lead y apúntala desde el disparador de tu CRM: un Workflow de HubSpot con una acción de webhook de salida, una Automation de Pipedrive, o el paso final de otra integración que ya tengas montada para detectar cambios de Lead. Mientras el flujo esté en modo prueba, usa la URL de test para no mezclar ejecuciones reales con las de configuración.
Antes de nada, sustituye el `slackWebhookUrl` de ejemplo por el webhook entrante real de vuestro canal de ventas, y revisa que el payload que envía tu CRM incluye, como mínimo, el identificador del Lead, el stage actual y anterior, el importe y la probabilidad.
Cómo ajustar los umbrales sin generar ruido
El campo `hotStages` es un array en formato JSON con los nombres exactos de las fases que consideras avanzadas, tal y como los guarda tu CRM, por ejemplo `["propuesta-enviada","negociacion","contrato"]`.
`amountThreshold` y `probabilityJumpThreshold` funcionan mejor si parten de datos reales de tu pipeline, no de un número que suene bien en una reunión: mira el importe medio de tus Leads ganados y pon el umbral por encima de esa media, y revisa `probabilityJumpThreshold` tras las dos primeras semanas si un comercial recibe demasiadas alertas al día.
`inactivityDaysThreshold` marca cuántos días de silencio deben pasar para que una reactivación cuente como señal caliente; para calcularla, tu CRM debe enviar en el payload la fecha de la actividad anterior al cambio actual (`previousLastActivityAt`), no solo la fecha del evento presente, porque sin ese dato el flujo no puede medir el silencio previo.
Dedupe y horario laboral: cómo funcionan por dentro
El dedupe no depende de una base de datos externa: usa los datos estáticos del propio workflow de n8n (`$getWorkflowStaticData`) para recordar qué combinaciones de Lead, stage, importe y probabilidad ya se notificaron, y evitar mandar el mismo aviso dos veces si el CRM reenvía el mismo evento por error o el webhook se dispara más de una vez.
El filtro de horario compara la hora actual en la zona `Europe/Madrid` contra `workHourStart` y `workHourEnd`.
Si necesitas que ningún aviso se pierda por caer fuera de horario, la forma más simple de ampliar el flujo es añadir un Wait node antes de Slack que retenga el aviso hasta la siguiente franja laboral, en vez de descartarlo cuando `inWorkHours` da falso.
Probar el flujo antes de conectarlo a producción
Envía manualmente un par de peticiones de prueba al webhook: una con un stage que esté dentro de `hotStages` y distinto del anterior, y otra con un stage que no cambie nada relevante, para comprobar que solo la primera genera un aviso en Slack y una respuesta con `notified: true`.
Prueba también el dedupe enviando dos veces seguidas el mismo payload exacto: la primera debe avisar, la segunda debe responder `notified: false` con `alreadyNotified: true`, sin un segundo mensaje en Slack. Esto confirma que el control de duplicados funciona antes de conectar el flujo a eventos reales del CRM.
Por último, revisa el campo `reasons` de la respuesta en cada prueba: te dice exactamente qué señal disparó la alerta (stage, importe, probabilidad o inactividad), lo que ayuda mucho a explicar al equipo comercial por qué llegó cada aviso, en vez de un simple 'oportunidad caliente' sin contexto.
RGPD, Make/Zapier y límites de la alerta automática
El mensaje que llega a Slack incluye nombre del Lead, empresa, propietario e importe, datos que caen bajo el RGPD en España y la Unión Europea. Limita el canal de Slack a quienes necesitan actuar sobre esos Leads, y evita reenviar el payload completo del CRM si trae campos adicionales con información sensible del contacto.
En Make o Zapier, el equivalente se monta con un webhook de entrada, un módulo de filtro o condición que replique la lógica de stage, importe, probabilidad e inactividad, y una acción de Slack al final.
Esta alerta detecta señales objetivas del CRM, pero no sustituye el criterio comercial: un Lead puede cumplir el umbral de importe y seguir sin estar realmente cerca de cerrar. Trátala como un aviso para revisar antes, no como una garantía de cierre. Para el contexto completo de esta automatización, consulta el artículo /como-crear-alertas-automaticas-oportunidades-calientes-crm.
Importar, configurar y producción 24/7
En n8n: ⋯ → Import from File → el JSON de este recurso. El flujo llega inactive. Abre el sticky INSTRUCCIONES del lienzo y el nodo Config/Set: URLs, umbrales y placeholders. Enlaza credenciales reales (HTTP Header Auth, OAuth Google Sheets, Slack Incoming Webhook, CRM Private App) — nunca dejes tokens en el archivo versionado.
Prueba una ejecución Manual o un evento de test (formulario, webhook, cron forzado). Revisa CRM, Sheets o Slack. Solo entonces Active. Timezone del workflow: Europe/Madrid.
Para que corra solo hace falta n8n online. Self-hosted UE: VPS Hetzner/OVH/IONOS (o panel con Docker) → Ubuntu → Docker Compose (n8n + Postgres) → HTTPS con Caddy/Nginx → N8N_HOST, WEBHOOK_URL, GENERIC_TIMEZONE=Europe/Madrid, N8N_ENCRYPTION_KEY. Alternativa: n8n Cloud (importas, conectas credenciales y Active; vigila límites). Make/Zapier: mismo mapa mental; este JSON es el esqueleto n8n.
EU AI Act y RGPD: qué es y por qué tu empresa debe aplicarlo
El Reglamento (UE) 2024/1689 (EU AI Act) ya está en vigor. Si tu empresa usa n8n con nodos de IA (Gemini, OpenAI, Claude, etc. ) en ventas o operaciones, actuáis como desplegadores (deployers): no hace falta ser el fabricante del modelo.
En paralelo, el RGPD (AEPD) aplica porque el flujo trata datos de contacto B2B. Base jurídica, minimización y, si hay perfiles automatizados a escala, evaluación de impacto. AI Act y RGPD se acumulan: un fallo puede implicar ambas autoridades.
Este recurso ayuda en la práctica: placeholders sin secretos, Europe/Madrid, opción self-hosted en VPS UE (soberanía de datos), registro de ejecuciones en n8n (logs) y espacio para human-in-the-loop (aprobación antes de acciones sensibles). Detalle: /uso-responsable-de-ia-y-transparencia. Texto informativo, no asesoramiento legal.
Preguntas frecuentes
¿Necesito credenciales de CRM para usar este flujo?
No más allá del webhook de salida que configures en tu CRM. La detección, el dedupe y el aviso viven enteramente dentro de n8n, así que puedes probarlo y usarlo solo con Slack y la respuesta del webhook.
¿Qué pasa si una oportunidad se pone caliente fuera del horario laboral?
El flujo no la encola: si sigue vigente cuando llegue el siguiente evento del CRM dentro de horario, se notificará entonces. Si prefieres no perder ningún aviso, añade un Wait node antes del paso de Slack.
¿Cómo evita el flujo notificar dos veces el mismo cambio?
Usa los datos estáticos del propio workflow de n8n para recordar qué combinaciones de Lead, stage, importe y probabilidad ya se notificaron, sin necesidad de una base de datos externa.
¿Puedo combinar varios criterios a la vez, por ejemplo stage e importe?
Sí. El flujo evalúa las cuatro señales de forma independiente y avisa en cuanto se cumple cualquiera de ellas; el campo `reasons` de la respuesta indica cuál o cuáles se activaron.
¿Funciona con cualquier CRM o solo con HubSpot y Pipedrive?
Funciona con cualquier CRM que pueda enviar un webhook con el identificador del Lead, el stage actual y anterior, el importe y la probabilidad; el nodo de detección normaliza varios nombres de campo habituales para facilitar la integración.